Blogi

Koordinaatin henkilökunta on paitsi liikkuvaista, myös pohtivaista sorttia. Vapaata ajatusten jakamista ja keskustelun herättämistä varten kirjoitamme viikoittain julkaistavaa blogia. Blogissa pohdimme omaa työtämme ja työrooliamme sekä avaamme hieman, millaisista asioista ja työtehtävistä arkemme koostuu. Kommenttikentässä on aina tilaa huomioille ja kysymyksille, joten osallistu rohkeasti!

Blogin kirjoittajat

Tapahtumajärjestäjän pikaopas

Kuten jo aiemmissa syksyn blogikirjoituksissa on todettu, edessä on todellinen tapahtumien syksy. Eikä tämä ole mitenkään tavatonta meille, koulutusten ja seminaarien järjestäminen on yksi ydintehtävämme. Olemme usein saaneet kiitosta (Suomessa ja muualla Euroopassa) siitä, että järjestämme onnistuneita ja toimivia tapahtumia, joten tässä muutamia vinkkejä jakoon.

Aloita valmistelut ajoissa. Mitä aikaisemmin, sitä parempi. Esimerkiksi MOODI-kehittämispäivien valmistelut aloitetaan aina melko pian edellisen tapahtuman jälkeen. Eli lähes vuotta aikaisemmin.

Location location location. Tämä pyhä kolminaisuus luo kivijalan onnistuneelle tapahtumalle. Mieti tarkkaan, a) mikä on helposti saavutettavissa oleva paikkakunta (erityisesti julkisilla kulkuneuvoilla), b) mikä on helposti saavutettavissa oleva tapahtumapaikka paikkakunnalla (etenkin, jos osallistujat saapuvat julkisilla kulkuneuvoilla) ja c) mikä on helposti saavutettavissa oleva tila tapahtumapaikassa eli onko tila esteetön kaikille.

Valitse tilaisuuden luonteelle sopiva tila. Jos mahdollista, käy tutustumassa tilaan etukäteen ja tee vasta sitten päätös sen varaamisesta. Keskustelulle ja ryhmätyöskentelylle rakentuvan koulutuksen ihanteellisin tila ei ole auditorio. Tarvitseeko tilaa muunnella tapahtuman aikana, ovatko pöydät siirrettäviä? Riittävätkö tilan neliöt huonekalujen uudelleen järjestelemiseen? Onko tilassa ikkunat ja valoa riittävästi? Onko saatavilla kaikki tarvittavat av-laitteet?

Konsultoi kokeneita. Tämä pätee joka ikiseen tapahtumajärjestämisen vaiheeseen. Jos jokin askarruttaa, kysy vinkkejä kokeneemmilta. Heillä luultavasti on jo vastaus valmiina. Joku on järjestänyt vastaavan tilaisuuden aikaisemmin, joku on ollut samalla paikkakunnalla kouluttamassa moneen kertaan ja tietää kaikki parhaat kokoustilat, joku tietää parhaimmat lounaspaikat, ja niin edelleen. Isoimmilla paikkakunnilla on käytettävissä jopa palveluntarjoajia, jotka tuntevat kaikki paikkakunnan tilavaihtoehdot kuin omat taskunsa ja auttavat tilaisuuksien järjestämisessä täysin maksutta.

Informoi ja kuuntele osallistujia. Tapahtumamarkkinointi ja osallistujien hankkiminen on ihan oma lukunsa, mutta kun porukka on kasassa, muista pitää heidät ajan tasalla. Toimita tapahtumaohjelma hyvissä ajoin, kerro seikkaperäisesti missä tilaisuus järjestetään ja miten sinne löytää. Jos tilaisuudessa on tarjoiluja, selvitä osallistujien erityisruokavaliot ja toimita ne eteenpäin ajoissa. Kuuntele osallistujien toiveita tarkalla korvalla ja pyri toteuttamaan ne, jos suinkin mahdollista.

Käy aktiivista keskustelua tapahtumapaikan henkilökunnan kanssa etukäteen. Ilmoita pienimmätkin toiveesi heille, ne kaikki vähentävät ylimääräistä säätämistä tapahtumapäivänä. Voitteko järjestää ilmoittautumispöydän tilan ulkopuolelle? Saammeko käyttöömme fläppitaulun ja tusseja? Voitteko järjestää kukka-asteleman puhujapönttöön? Onko tilassa jatkojohtoja älylaitteita käyttäville osallistujille? Onko tilassa naulakot osallistujien vaatteille? Onko tilassa tarjolla vettä? Missä kahvit juodaan?

The little things matter. Kun isommat kokonaisuudet ovat hallussa, on tärkeää muistaa paneutua myös pieniin yksityiskohtiin, jotka saattavat nousta arvoon arvaamattomaan osallistujien silmissä. Varmista, että tapahtumapaikalla on hyvät opasteet, jotta kaikki löytävät perille. Jos järjestät ison tilaisuuden, tee kaikille osallistujille nimilaput ennakkoon. Ihmiset haluavat tietää, kenen kanssa päivän viettävät. Naapurin nimilapun bongaus on myös usein hyvä keskustelunaloitus isommissa tilaisuuksissa, jossa kaikki eivät ole tuttuja keskenään. Tee myös etukäteen tapahtumalle ohjelma, joka on näkyvillä joko verkossa tai jopa jaossa paperisena osallistujille. Osallistujaluettelo on hyvä olla jaossa myös, etenkin suurissa tapahtumissa. Kuten sanottua, ihmiset haluavat tietää, kenen kanssa päivän viettävät ja löytyykö joukosta kenties joku, jonka kanssa kannattaisi verkostoitua ja jakaa ajatuksia.

Ole itse paikalla hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua. Jos valmisteltavaa on enemmänkin, selvitä pääsetkö hoitamaan ne pois alta jo edellisenä päivänä. Viime metreillä ennen h-hetkeä usein tulee jokin tenkkapoo tietotekniikan kanssa. Tai valojen kanssa. Tai kalusteiden kanssa. Tai opasteiden kanssa. Tai tai tai. Ole valmiina kaikkeen kuin partiopoika.

Enää on jäljellä tapahtuman menestyksekäs läpiveto, osallistujien tyytyväisyyden varmistaminen, kymmeniin kysymyksiin vastaaminen, juoksevien asioiden hoitaminen paikan päällä ja ennen kaikkea: sujuvasta tapahtumasta nauttiminen. Kun pyrit valmistautumaan etukäteen kaikkeen mahdolliseen, soljuu tilaisuus paljon jouhevammin. Pidä paikan henkilökunnan yhteystiedot koko ajan hollilla ja kysy heiltä, jos et itse tiedä vastausta johonkin. Ja muista aina kerätä palautetta osallistujilta tapahtuman jälkeen, jotta seuraavalla kerralla osaat välttää mahdolliset karikot vielä paremmin.

Sisältösuunnittelu kulkee käytännön valmisteluiden rinnalla alusta saakka ja vaatii vähintään yhtä huolellista valmistautumista. Mutta se on jo ihan toinen tarina. Joku kollega ottakoot kopin tästä :)

Törmäilemisiin syksyn tapahtumissa!

-Heidi